주주명부 완벽 가이드: 작성법, 기재사항, 실무 예시 총정리

주주명부 완벽 가이드

작성법, 기재사항, 실무 예시 총정리

 

안녕하세요, 유뿡뿡입니다.

오늘은 회사의 가장 기본적이고도 중요한 장부 중 하나인 **주주명부(株主名簿)**를 완벽히 정리해드리겠습니다.
많은 대표님이나 실무 담당자분들이 “주주명부가 뭐길래 꼭 필요한지?”, “주주명부에 주민번호나 사업자등록번호를 반드시 넣어야 하는지?” 같은 궁금증을 자주 주시는데요.

이번 글에서는 상법 규정 → 주주명부 필수 기재사항 → 실제 예시와 샘플 양식 → 관리 주의사항 → FAQ까지, 초보자도 이해할 수 있고 전문가도 다시 확인할 정도로 깊이 있게 풀어드리겠습니다.

 

 

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1. 주주명부란 무엇인가?

주주명부는 말 그대로 회사의 주주(주식 소유자) 명단과 보유 주식 현황을 기록해 둔 장부입니다.
회사의 소유 구조를 공식적으로 보여주는 유일한 문서이며, 상법상 모든 주식회사는 이를 반드시 작성·비치해야 합니다.

즉, 주주명부는 회사의 “주인 명단”이자, 배당권·의결권·신주인수권 등 주주 권리를 행사할 수 있는 근거가 되는 문서입니다.

⚖️ 법적 근거: 「상법」 제352조

• 회사는 주주의 성명, 주소, 보유 주식의 종류·수, 주식 취득일 등을 기재한 주주명부를 본점에 비치해야 한다.

 

 

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2. 주주명부에 반드시 기재해야 할 내용

주주명부에는 회사가 마음대로 적는 것이 아니라, 상법이 정한 필수 기재사항이 있습니다.

구분	필수 기재사항	비고
주주의 인적사항	성명, 주소	개인·법인 모두 포함
주식 관련 정보	주식의 종류, 수, 취득일	보통주, 우선주 구분
변경 사항	주식 양도, 상속, 증여 등 변동 내역	즉시 업데이트 필요

주민등록번호 / 사업자등록번호 기재 여부

• 상법에는 주민등록번호(개인)나 사업자등록번호(법인)를 반드시 기재하라는 규정은 없음.
• 그러나 실제 실무에서는 주주의 동일인 식별을 위해 주민등록번호나 사업자등록번호를 보통 기재합니다.
• 특히 비상장회사의 경우 **세무 신고(배당소득 원천징수, 양도소득세 등)**를 위해 주민등록번호·사업자등록번호 정보가 필수적으로 필요합니다.
• 다만, 주주명부 자체는 외부 공개가 가능하므로 개인정보 보호를 위해 별도의 관리 규정을 두고 접근을 제한하는 것이 안전합니다.

 

 

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3. 주주명부 작성 예시

아래는 비상장 중소기업에서 실제로 많이 사용하는 주주명부 양식 예시입니다.

번호	성명(상호)	등록번호	주소	종류	보유 주식	취득일	비고
1	홍길동	901010-1234567	서울시 강남구 테헤란로 123	보통주	10,000주	2023-05-10	설립시 출자
2	김영희	880505-2345678	부산시 해운대구 센텀로 45	보통주	5,000주	2023-05-10	설립시 출자
3	ABC상사㈜	123-45-67890	경기도 성남시 분당구 판교로 99	우선주	20,000주	2024-01-15	유상증자 참여

 

※ “주민등록번호/사업자등록번호” 항목은 법적 의무는 아니지만,

• 동일인 확인,
• 세무 신고,
• 지분 분쟁 예방
  을 위해 기재하는 것이 일반적입니다.

 

 

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4. 주주명부의 법적 효력

1. 주주의 권리 행사 기준
   • 주주명부에 기재된 사람만이 배당·의결권·신주인수권을 행사할 수 있습니다.
   • 예를 들어, 주식을 양도했는데 주주명부에 반영되지 않았다면 여전히 양도인이 주주로 간주됩니다.
2. 분쟁 발생 시 증거 자료
   • “내가 진짜 주주다!”라는 분쟁이 일어나면, 법원은 주주명부 기재 여부를 가장 먼저 확인합니다.
3. 기준일 제도와 연결
   • 배당금 지급이나 주주총회 의결권 행사는 기준일을 정해 그 날의 주주명부에 적힌 자를 대상으로 합니다.

 

 

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5. 주주명부 관리 방법

• 본점 비치: 반드시 회사 본점에 주주명부를 두어야 합니다.
• 전자 관리 가능: 종이 장부뿐 아니라 전자파일로 관리해도 무방합니다.
• 변경 즉시 반영: 양도·증여·상속 등 변동이 생기면 곧바로 기재해야 합니다.
• 상장회사: 상장회사는 한국예탁결제원(KSD)이 주주명부를 관리합니다. 회사가 직접 들고 있지 않습니다.

 

 

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6. 주주명부 관리 시 주의사항

1. 양도일과 명부 반영 시점 차이
   • 주식을 팔았어도 주주명부에 반영되지 않으면 여전히 양도인이 권리를 갖게 됩니다.
   • 따라서 주식양도계약서 작성 후, 반드시 주주명부를 업데이트해야 합니다.
2. 개인정보 보호
   • 주민등록번호가 포함된 경우, 외부 유출 시 개인정보보호법 위반 위험이 있습니다.
   • 따라서 주주명부 열람은 원칙적으로 주주만 가능하며, 외부인에게는 제한됩니다.
3. 세무 신고와의 연계
   • 배당금 지급 시 원천징수 신고를 위해 주민등록번호/사업자등록번호가 필요합니다.
   • 주주명부에 이를 기재해두면 세무 처리에 편리합니다.

 

 

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7. 요약 정리

• 주주명부 = 회사 주인의 명단을 기록하는 장부
• 상법 제352조에 따라 모든 주식회사는 반드시 작성·비치해야 함
• 필수 기재사항: 주주의 성명·주소, 주식 종류·수, 취득일
• 주민등록번호/사업자등록번호는 법적 필수는 아니지만 실무상 반드시 필요
• 주주명부 기재 여부가 곧 주주의 권리 행사 기준
• 관리 소홀 시 분쟁·세무 리스크 발생

 

 

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8. FAQ

Q1. 주주명부를 작성하지 않으면 어떻게 되나요?
→ 상법 위반이며, 주주총회·배당 등에서 분쟁이 발생하면 회사가 불리해집니다.

Q2. 주주명부는 누가 볼 수 있나요?
→ 주주라면 열람·등사 청구가 가능하며, 회사는 정당한 사유 없이 거절할 수 없습니다.

Q3. 주민등록번호는 반드시 적어야 하나요?
→ 법적 의무는 아니지만 세무 신고와 분쟁 예방을 위해 기재하는 것이 일반적입니다.

Q4. 상장회사는 주주명부를 직접 관리하나요?
→ 아니요. 한국예탁결제원이 관리합니다.

Q5. 주주명부와 등기부등본은 다른 건가요?
→ 네. 등기부등본은 법인 자체의 기본사항을 공시하는 문서이고, 주주명부는 내부적으로 주주의 현황을 기록하는 문서입니다.

 

 

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9. 결론

주주명부는 단순한 기록 장부가 아니라, 회사 주인의 권리를 증명하는 가장 중요한 법적 문서입니다.
특히 비상장회사에서는 주식 양도·증여·상속이 자주 발생하므로, 이를 제대로 업데이트하지 않으면 향후 배당·의결권·세무 문제에서 큰 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

따라서 대표님과 인사/재무 담당자분들은 주주명부를 단순한 장부가 아닌 “회사의 헌법” 같은 존재로 생각하고, 항상 최신 상태로 관리하셔야 합니다.