회계 실무자 필수 장부 완벽 가이드 (실무자가 진짜 쓰는 장부) - 거래처원장, 원가명세서, 부가세 등

회계 실무자 필수 장부 완벽 가이드

(실무자가 진짜 쓰는 장부)

 

안녕하세요, 유뿡뿡입니다.

회계에서 “장부(帳簿)”는 회사의 모든 돈·물건·약속을 시간순·계정별로 기록한 공식 기록입니다. 이 장부들이 모여 재무제표가 되고, 세금 신고와 투자·대출 심사, 심지어 분쟁 대응의 근거가 됩니다. 오늘 글은 지난 기본편을 한 단계 끌어올려 거래처원장과 원가명세서(제조·유통 모두)까지 실무에 바로 쓰도록 총정리했습니다. 표는 최대한 간단하게, 대신 표 아래에 자세한 설명과 예시를 풍성하게 달았습니다.

※ 법적 근거와 보존기간, 신고 연계는 본문과 말미에 최신 조문으로 정리했습니다. 상법의 장부 작성·보존, 부가가치세법의 장부·합계표 의무, 국세기본법·법인세법의 증빙 보관 의무 등을 확인했습니다. 

---

 

1. 인사 및 서론 (글의 흐름)

• 1단계: 기본 장부 — 분개장, 총계정원장
• 2단계: 보조 장부 — 현금출납장, 거래처원장(매출처·매입처별 원장), 외상매출금/외상매입금 명세
• 3단계: 관리 장부 — 재고장(품목별), 고정자산대장, 예금장부, 어음·수표장, 가지급·가수금 원장, 차입금 원장
• 4단계: 세무·특수 장부 — 매출·매입처별 세금계산서합계표, 부가세·원천세 신고 연계장
• 5단계: 원가 장부 — 원가명세서(제조원가·제품제조원가·매출원가), 프로젝트/현장 원가장(건설·용역), 표준원가 대 실제원가 대조

이 순서를 머릿속에 두면 어떤 업종이든 “증빙 → 분개장 → 원장 → 보조장 → 원가/세무장 → 재무제표”로 자연스럽게 이어집니다.
주석: 증빙은 세금계산서·계약서·영수증·급여명세 등, 분개는 차변/대변으로 거래를 최초 기록하는 것.

 

 

---

2. 본론 — 장부 종류와 쓰임새, 예시, 양식

2-1. 기본 장부

① 분개장(Journal)

• 첫 기록. 모든 거래를 차변/대변으로 일자순 기록.
• 예시(외상매출 1,100,000원, VAT 10% 포함):
  차) 외상매출금 1,100,000 / 대) 제품매출 1,000,000, 대) 부가세예수금 100,000
• 팁: 분개장 날짜는 법적 공급시기(인도·용역제공일)를 기준으로 삼는 것이 세무 일관성에 유리.

 

② 총계정원장(GL, General Ledger)

• 계정과목별 누적·잔액을 보여주는 장부(현금, 매출, 외상매출금 등).
• 역할: 분개장(일자순)을 계정별로 재정렬한 “지도”.
• 주석: GL = General Ledger, 총계정원장.

 

---

2-2. 보조 장부 (상세 추적용)

① 거래처원장(Customer/Vendor Ledger) — ★ 실무 핵심

• 정의: 거래처별 매출·수금(또는 매입·지급) 내역을 차곡차곡 모아 채권·채무 잔액을 관리하는 장부.
• 왜 중요?
  • 매출채권 회수 관리(연체/기한폭탄 방지), 2) 세금계산서 발행·수취분 대사, 3) 분쟁 시 정산 근거.
• 구조(아주 간단 표)
  • 표 관리 항목 : 일자 /  증빙번호 / 품목,적요 / 매출(+) / 수금(-) / 할인 및 에누리(-) / 잔액

 

• 예시 상황
  • 3/05 A사에 1,100,000원(부가세 포함) 외상매출 → 잔액 1,100,000
  • 3/31 세금계산서 발행(동일 금액)
  • 4/30 A사로부터 550,000원 수금 → 잔액 550,000
  • 5/15 잔액 전액 수금 → 잔액 0
• 분개 흐름(핵심만)
  • 매출 인식: 차) 외상매출금 1,100,000 / 대) 제품매출 1,000,000, 대) 부가세예수금 100,000
  • 수금: 차) 현금(또는 보통예금) 550,000 / 대) 외상매출금 550,000
• 실무 팁
  • 거래처코드(예: C0001 A사), **마감주기(월말/10일/25일)**를 원장에 표시하면 회수 일정 관리가 쉬움.
  • 연령분석(Aging): 030일, 3160일, 61~90일, 90일 초과로 구분해 연체 리스크 즉시 파악.
  • **총계정원장(외상매출금)**과 거래처원장 합계는 반드시 일치시켜야 함(월말 대사 체크리스트 3번 참고).
• 주석: Aging(연령분석) = 채권이 발생한 지 얼마나 지났는지 구간별로 나눈 표.

 

 

② 매출·매입 장부 / 외상매출금·외상매입금 명세

• 세금계산서 발행·수취 내역을 거래처별로 묶어 부가세 신고에 연결.
• 매출·매입처별 세금계산서합계표 제출 의무가 있어 실무상 필수.
• 주의: 세금계산서 발행·수취일과 실물 입출고일이 다르면 “공급시기” 기준으로 조정.

 

③ 현금출납장 / 예금장부

• 소액 현금·계좌 입출금 일지. 통장과 정기 대사.
• 팁: 통장 메모(거래처명·적요)를 습관화하면 분개·원장 연결이 빨라짐.

 

④ 어음·수표장, 가지급금·가수금 원장, 차입금 원장

• 자금거래의 리스크 포인트(만기, 용처, 증빙 미비)를 일목요연하게 잡아냄.
• 가지급/가수금은 오래 두면 세무 리스크(사외유출 추정 등) → 결의서·거래증빙으로 빠른 정리.

 

---

2-3. 관리 장부

① 재고자산 장부(품목·로트·창고별)

• 입고/출고/재고 수량·금액 관리.
• 유통업 매출원가 공식: 기초재고 + 매입 – 기말재고 = 매출원가(부대비용 배부 포함).
• 저가법(순실현가능가치) 평가 차손은 별도 계정으로 관리해 투명성 확보. IFRS 실무 원칙 참고.

 

② 고정자산대장

• 취득가·내용연수·감가상각누계·장부가·처분 손익 등을 트래킹.
• 세무조사·감사·보험 클레임까지 증빙 역할.

 

③ 프로젝트·현장 원가장(건설·용역)

• 프로젝트 코드별로 인건비·외주비·재료비·경비를 모아 수익성 분석과 정산 근거 확보.
• 장기공사라면 진행기준(진행률) 인식과도 연결.

 

---

2-4. 세무·특수 장부

① 부가가치세 장부(과세/면세 구분)

• 과세·면세·의제매입 공제분을 장부에서 명확하게 구분해야 함.
• 장부·세금계산서의 5년 보관 의무(전자세금계산서 전송 시 예외 규정 존재) 확인.

 

② 매출·매입처별 세금계산서합계표

• 과세기간 종료 후 25일 내 제출 등 의무 사항이 있어(주체·기한은 조문 참조) 누락 시 가산세 리스크.

 

---

2-5. 원가 장부의 핵심 — 원가명세서(제조/유통 공통)

원가명세서는 “물건 하나 만들고 파는 데 얼마 들었고, 그중 아직 재고로 남은 것은 얼마인가”를 장부로 풀어낸 표입니다. 업종별로 형태가 달라요.

A) 제조업: 제조원가명세서 → 제품제조원가명세서 → 매출원가

• 제조원가명세서(공장 내부 비용 흐름)
  • 구성: 직접재료비 + 직접노무비 + 제조간접비 ± 재공품(기초·기말)

• 아주 간단 표

항목	금액
기초재공품	2,000,000
직접재료비	20,000,000
직접노무비	8,000,000
제조간접비	10,000,000
기말재공품	(3,000,000)
당기제품제조원가	37,000,000

• 해설: 공장에 들어간 비용(재료·사람·전기·감가상각 등)을 모아 완성품과 **미완성품(재공품)**로 나눠 주는 표.

• 제품제조원가명세서(완성품 단가의 출발점)
  • 구성: 기초제품재고 + 당기제품제조원가 – 기말제품재고 = 제품제조원가
  • 이 값이 판매로 나가면 매출원가로 이동.

• 매출원가(손익계산서 라인)
  • 공식: 기초제품재고 + 당기제품제조원가 – 기말제품재고 = 매출원가
  • 예시: 기초 5,000,000 + 37,000,000 – 기말 6,000,000 = 36,000,000(매출원가)

• 표준원가 vs 실제원가
  • 표준원가(기대 단가·시간 기준)로 월중 관리 → 월말 실제치로 차이분(유리/불리차이) 정리.
  • 생산성 분석과 원가절감 과제 도출의 기본 프레임.

 

주석: 재공품(WIP, Work in Process) = 아직 완성되지 않은 제품. 제조간접비 = 전력·감가상각·간접인건비 등.

 

B) 유통업(물류·도소매): 매출원가명세서

• 공식: 기초상품재고 + 당기매입(수입비·물류비 배부 포함) – 기말상품재고 = 매출원가
• **부대비용(운임·관세·물류센터비)**는 품목·로트별로 배부해 단가 왜곡을 줄입니다.
• 저가법 평가손실은 매출원가와 별도로 표시해 투명성 유지(재고평가에 대한 IFRS 원칙 참조).

 

C) 프로젝트/현장형(건설·용역)

• 현장 원가명세서: 공사·용역 계약별로 투입한 재료·노무·경비를 집계 → 진행률 수익인식(장기공사)과 맞물림.
• 공사원가명세서를 통해 기성고·미청구공사·충당부채(하자보수)까지 체계화.

 

---

3. 최소 양식(표) — 초간단 버전 + 아래에 상세 설명

3-1. 거래처원장(매출처 기준)

표 관리 항목 : 일자 /  증빙 / 적요 / 매출(+) / 수금(-) / 할인(-) / 잔액

 

 

상세 예시와 팁

• 3/05 A사 납품(1,100,000, VAT 포함) → 잔액 1,100,000
• 4/30 반액 수금 → 잔액 550,000
• 5/15 잔액 수금 → 0
• 월말 체크: “외상매출금(GL) 잔액 = 거래처원장 합계” 반드시 일치.
• 세금계산서 발행(3/31)일과 인도일(3/05)이 다르면 공급시기 기준으로 매출 인식 조정.

3-2. 제조원가명세서(요약)

항목	금액
기초재공품	2,000,000
직접재료비	20,000,000
직접노무비	8,000,000
제조간접비	10,000,000
기말재공품	(3,000,000)
당기제품제조원가	37,000,000

 

상세 설명

• 직접비(재료·노무)와 간접비(전력, 감가상각 등)를 합쳐 공장 내 투입 총액을 계산.
• 재공품 증감으로 완성품 몫만 추려냄.

 

---

4. 월말 체크리스트(실무 핵심)

• 총계정원장 vs 보조장 대사
  • 외상매출금, 외상매입금, 예금, 재고, 고정자산 잔액이 각 보조원장 합계와 일치해야 함.

• 거래처원장 연령분석(Aging)
  • 0일~30일 / 31일~60일 /61일~90일 / 90일 초과 잔액 파악 → 회수계획(독촉, 상계, 담보, 보험) 수립.

• 원가명세서-재고장 연결
  • 제조업: 재공품·제품재고 수량/가치가 제조원가명세서와 일치하는지 확인.
  • 유통업: 매출원가명세서의 기초·기말재고가 창고재고장과 맞는지 확인.

• 부가세·원천세·4대보험 연계
  • 매입·매출장부와 세금계산서합계표, 급여대장과 원천세 신고서 금액 일치.

 

---

5. 주의 사항 및 참고사항

• 법적 작성·보존 의무
  • 상법: 상인은 회계장부·대차대조표를 작성하고(종류·작성원칙), 상업장부 10년 보존(전표 등 5년).
  • 국세기본법: 장부·증빙은 법정신고기한 경과 후 5년(역외거래 등은 예외·연장 규정 있음).
  • 부가가치세법: 장부 작성·보관과 세금계산서/영수증 5년 보관, 과세·면세 구분기장.
  • 법인세법: 지출증명서류 5년 보관 의무(신용카드전표, 현금영수증, 세금계산서 등).
• ERP/회계프로그램 자동 기장이라도 사람이 공급시기·계정과목·배부기준을 이해해야 오류를 줄일 수 있음.
• 표준원가를 쓰는 공장: 월중은 표준으로 뽑고 월말 실제로 조정(차이분 별도 계정).
• 유통업 부대비용 배부: 운임·관세·보관료를 SKU·로트별로 나눠 단가 왜곡 방지(재고평가 오류 예방).
• 증빙 누락: 가지급/가수금·사내대여금으로 쌓이면 세무 리스크 → 결의서·거래명세서로 빠른 정리.

 

---

6. 요약 정리

• 장부는 “증빙 → 분개장 → 원장(GL) → 보조장(거래처원장 등) → 원가/세무장 → 재무제표”의 파이프라인.
• 거래처원장은 채권·채무 실사를 위한 거래처별 잔액 장부(연령분석 필수).
• 원가명세서는 제조·유통 모두 매출원가의 뼈대. 제조는 재공품·제조간접비, 유통은 재고·부대비용 배부가 관건.
• 보존기간: 상법 10년(전표 5년), 국세·부가세·법인세 관련 증빙·장부 5년(특례 있음).

 

 

---

7. FQA (자주 묻는 질문)

Q1. 거래처원장 잔액이 GL(외상매출금)과 다릅니다. 어디부터 볼까요?
A. (1) 전기이월 잔액, (2) 세금계산서-매출일 불일치(공급시기), (3) 반제(상계) 처리 누락, (4) 환입·에누리·대손 반영 누락 순서로 점검하세요.

Q2. 유통업인데 물류비·관세를 어디에 넣나요?
A. 재고취득원가에 배부해 단가를 만들고, 매출원가명세서로 연결합니다. 단일 계정으로 한꺼번에 비용 처리하면 기간손익 왜곡이 생깁니다.

Q3. 제조원가명세서와 제품제조원가명세서가 뭐가 다른가요?
A. 전자는 공장 내부의 투입·재공품 증감까지 포함한 비용흐름, 후자는 완성품 기준으로 재고 증감까지 반영해 “완성품 원가”를 확정하는 표입니다.

Q4. 전자세금계산서는 5년 보관 안 해도 되나요?
A. 국세청에 발급명세 전송된 경우 예외가 있으나, 실무상 5년 보관을 기본으로 삼는 게 안전합니다. 조문 예외조건을 반드시 확인하세요.

Q5. 표준원가 차이(유리/불리) 계정은 꼭 나눠야 하나요?
A. 월중 통제·개선 포인트를 찾기 위해 별도 계정 권장입니다. 인과관계(가격/수량/효율)로 쪼개야 개선과제가 보입니다.

Q6. 소규모라 프로그램 없이 엑셀만 써도 되나요?
A. 됩니다. 다만 증빙-분개-원장-보조장 간 연결 규칙(코드, 일자, 번호)을 정해 일관되게 관리해야 합니다.

 

 

---

8. 결론

장부는 “회사 기억력”입니다. 거래처원장으로 돈의 흐름을 거래처 단위로 꽉 잡고, 원가명세서로 물건의 원가 흐름을 제품·현장 단위로 투명하게 만들면, 재무제표는 자연스럽게 또렷해집니다. 이 체계를 꾸준히 지키는 회사가 세무조사·감사·분쟁에서도 강합니다. 오늘 글의 체크리스트와 양식으로 바로 적용해 보세요.