인사(HR) 실무자가 꼭 쓰는 장부·서류 올인원 가이드

인사(HR) 실무자가 꼭 쓰는 장부·서류 올인원 가이드

최신 법령 반영본

 

 

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1) 인사말·서론

인사팀 장부는 “회사와 사람”이 만나는 모든 순간을 기록으로 남기는 도구입니다. 채용 공고가 올라가는 첫날부터 퇴직정산이 끝나는 마지막 날까지, 누가·언제·무엇을·어떤 근거로 처리했는지가 장부에 또렷이 남아야 분쟁을 막고, 감사/노무점검에도 흔들리지 않습니다.

이 글은 인사 실무자가 ‘바로 써먹을 수 있는’ 표준 장부/서류 목록을 한 번에 정리합니다. 법정 보존기간·근거 조문·권장 서식까지 꼼꼼히 붙여 최신화했어요(2025-09-07, Asia/Seoul 기준). 모호하거나 확인이 필요한 항목은 ‘정보 확인 필요’로 표시했고, 각 장부 아래에 쉬운 예시를 넉넉히 넣었습니다.

 

주석

• 장부: 반복적으로 같은 항목을 체계적으로 기록·집계·보관하는 공식 문서(전자 포함).
• 법정 보존기간: 법에서 최소 얼마 동안 보관해야 하는지 정한 기간.
• 지침/관행: 법문이 아닌 고용노동부 자료·행정해석·점검 가이드 등.

 

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인사 실무자 필수 용어 50선(최신판)

 

 

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2) 본론 — 인사 장부·서류 표준 패키지

 

표는 최소 글자로 간단히, 표 아래에 해설을 자세히 적습니다.

 

A. 채용·입사 단계

① 채용관리대장(모집~선발 전 과정)

• 무엇을 적나: 공고일, 전형 단계, 합격/불합격 사유 요약, 평가자, 최종 결정일.
• 근거/보존: ‘채용서류 반환’ 제도 운영을 위해 반환청구기간(채용 확정일 +14~180일) 동안 보관 → 기간 경과 후 파기(개인정보보호법). 반환청구기간은 회사가 사전에 고지해야 합니다.
• 실무 팁: 전자지원서(플랫폼/홈페이지)로 접수된 서류는 반환 대상에서 제외되므로 기간 경과 후 지체 없이 파기해야 투명합니다.

 

간단 표

항목	최소 보존
채용서류(종이)	채용확정일 +14~180일(회사 고지 기준)
전자제출 서류	반환대상 아님 → 기간 경과 즉시 파기

• 해설: ‘반환청구’가 가능한 기간 자체가 보관기간의 기준입니다. 반환 요구가 없으면 기한 후 파기. 반환 청구가 오면 14일 내 반환이 원칙입니다.

 

 

주석

• 반환청구기간: 구직자 채용여부 확정일로부터 14~180일 범위에서 회사가 정하고 사전 고지.
• 파기: 개인정보보호법 제21조 — 목적 달성·보유기간 경과 시 지체 없이 복구 불가 방식으로 파기, 다른 법령 보존의무가 있으면 분리보관. 

 

 

② 합격자 서류·입사세트

• 근로계약서(서명, 임금·근로시간 등 핵심조건), 개인정보 수집·이용 동의서, 비밀유지·보안 서약서, 취업규칙 확인서, 신분·계좌·4대보험 취득 자료, 직무기술서 수령 확인, 연봉계약서(해당 시).
• 보존: **근로계약에 관한 중요한 서류(근로계약서·임금대장 등)**는 3년 보존(근로기준법 제42조, 시행령 제22조). 보존기간 기산점은 서류별로 다릅니다(예: 근로자명부는 퇴직/해고/사망일, 임금대장은 최종 기입일 등). 

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B. 인사 기본 장부(상시 운영)

③ 근로자명부

• 기재: 성명, 생년월일, 경력 등.
• 보존: 3년(기산점: 퇴직·해고·사망일부터).

④ 인사기록카드(프로필 카드)

• 기재: 직급·부서·발령 이력·평가 이력 요약.
• 보존: 법정 항목은 근로자명부/계약 관련 서류 영역으로 3년. 내부적으로는 분쟁 예방을 위해 5년 이상 권장(세무 5년과 맞춤).

 

⑤ 근태·근로시간 대장

• 기재: 출·퇴근기록, 연장/야간/휴일근로 시간, 휴게·휴일.
• 보존: 임금 계산의 기초 서류로 3년. 연장·탄력·선택·재량·보상휴가제 등 서면합의서도 보존 대상.

 

⑥ 임금대장 & 임금명세서 관리대장

• 임금대장: 매 지급시 금액·기초사항 기록, 3년 보존.
• 임금명세서: 교부 의무(서면/전자) — 2021-11-19부터 시행. 미교부·허위기재는 과태료. 보존기간은 법문에 명시 X이나 분쟁/세무 대비 3~5년 보관 권장(임금대장 3년·세법 5년 기준).

 

간단 표

헝목	핵심	보존
임금대장	임금·기초사항	3년
임금명세서	교부 의무(서면/전자)	권장 3~5년(법문 명시 없음)

• 해설: 임금명세서는 교부의무가 핵심이고, 회사 보관은 분쟁/세무 대응 차원에서 권장 수준입니다. 

 

⑦ 연차·휴가 대장

• 연차 발생·사용·대체·사용촉진 이력.
• 보존: ‘휴가에 관한 서류’로 3년. 

⑧ 징계·상벌·고충 처리 대장

• 징계 의결서·시말서·개선 명령 등.
• 직장 내 괴롭힘/성희롱 신고·조사·조치 기록 별도 보관(비밀 유지). 매뉴얼/교육자료 운용 및 교육 실시(연 1회 이상). 교육 증빙 보관은 지침상 3년 권고(법문 명시 없음 → 행정지침/점검 관행). 

 

주석

• 직장 내 괴롭힘: 조사·조치 의무(근로기준법 제76조의3). 교육은 법문상 명문 의무조항은 없으나, 예방 체계와 자료 보관은 지침·점검 관행으로 중요. 

성희롱 예방교육: 연 1회 실시 의무(남녀고용평등법 제13조, 시행령 제3조). 증빙 3년 보관은 다수의 교육 가이드/기관 안내에서 권고(법문 명시 X → 지침 수준). 정보 확인 필요. 

 

 

 

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C. 4대보험·세무 연계 장부

⑨ 4대보험 취득/상실 대장 & 보수총액 신고 대장

• 국민연금·건강보험·고용·산재 취득/상실 신고 현황, 신고일·처리결과, EDI 접수번호.
• 보수총액 신고(건강보험 3월 10일 마감) 이력 관리. 
• 보존: 관련 법에 명시된 보관기간이 세부적으로 적시된 예는 제한적이므로, 국세기본법 ‘장부·증빙 5년’ 기준으로 보관 권장. 

 

⑩ 원천징수·지급명세서 관련 대장

• 원천징수이행상황신고서(매월 10일까지), 지급명세서 제출 이력.
• 보존: 세무 서류는 법정신고기한 경과일부터 5년 보존(국세기본법). 

 

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D. 출산·육아·유연근무 장부

⑪ 출산전후휴가·배우자출산휴가·유사산휴가 대장

• 급여 신청에 필요한 임금대장·확인서 등 서류 체크리스트 함께 관리. 
• 보존: 휴가 서류로 3년(근로기준법 시행령 제22조). 

⑫ 육아휴직·육아기 근로시간 단축 대장

• 신청·변경·복귀, 대체인력, 수당 신청 상태.
• 법적 절차(신청·철회 기한 등)는 남녀고용평등법 시행령 기준 준수. 
• 보존: 휴가·근로조건 변경 서류로 3년.

 

 

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E. 안전보건·건강관리(인사 협업 필수)

⑬ 안전보건교육 일지/수강대장

• 신규·정기·특별교육 이수 내역.
• 보존: 산업안전보건법 서류 보존 3년 범주. 일부 기록은 5년 또는 30년(특정 유해물질·건강진단/작업환경측정). 

⑭ 작업환경측정·건강진단·산재사고(재해조사표) 대장

• 작업환경측정 결과·특수건강진단 결과표는 5년(특정 물질 30년). 재해원인 기록, 안전보건관리자 선임, 위원회 회의록 등은 3년 보존. 

 

주석

• 작업환경측정/건강진단: 시행규칙상 5년, 특정 물질 노출은 30년.
• 재해조사표 등: 3년 보존. 

 

 

 

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F. 퇴직·정산 장부

⑮ 퇴직정산 대장 & 평균·통상임금 산정표

• 퇴직금 산정 근거, 미사용 연차 정산, 임금 체불 유무.
• 보존: 임금·휴가·계약 관련 서류로 3년. 분쟁 대비 5년 권장(세법). 

⑯ 증명서 발급 대장(재직·경력·퇴직)

• 근로자 요청에 대한 발급 내역 기록. 건설일용 등 특수 경우 퇴직 후 3년 내 사용증명서 발급의무 유의. 

 

 

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3) 주의 사항 및 참고

• 전자문서로 교부/보관 가능
  • 임금명세서는 전자문서로 교부 가능. 다만 열람·보관·원본성 확인이 가능해야 합니다. 

• 보존기간의 기산점을 헷갈리지 않기
  • 근로자명부(퇴직/해고/사망일), 임금대장(마지막 기입일) 등 서류별 시작점이 다릅니다. 

• 채용서류 반환·파기
  • 반환청구기간(확정일+14~180일) 고지 → 기간 내 청구 시 14일 이내 반환, 기간 경과·전자제출물은 파기. 채용서류를 임의 보관·미파기 시 시정명령·과태료 리스크. 

• 개인정보보호
  • 목적 달성/보유기간 경과 시 지체 없이 파기, 다른 법령으로 계속 보존해야 하면 분리 보관. 파기는 복구 불가 방식(파쇄·영구삭제). 

• 안전보건 기록의 장기보존
  • 작업환경·건강진단 일부는 5년/30년. 인사팀이 보건관리 담당 부서와 공동관리 체계를 갖추세요.

 

 

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4) 요약 정리

• 핵심 법정 보존 3년: 근로계약서, 임금대장, 근로자명부, 휴가·고용/해고/퇴직 관련 서류, 탄력·선택·재량근로 등 서면합의서, 연장/야간/휴일근로 서면합의.
• 세무 서류는 5년: 원천징수·지급명세서·급여 관련 증빙 등.
• 채용서류: 확정일 기준 +14~180일 보관 후 반환/파기. 전자접수는 반환대상 아님 → 기간 경과 즉시 파기.
• 임금명세서: 교부 의무(서면/전자), 회사 보관은 권장 3~5년.
• 안전보건: 일반 3년, 작업환경·건강진단 5년/특정 물질 30년.
• 성희롱 예방교육: 연 1회 실시 의무. 증빙 3년 보관은 지침/관행(법문 명시 X).

 

 

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5) FQA(자주 묻는 질문 더 많이)

Q1. 임금명세서를 내부에 꼭 보관해야 하나요?
A. 교부 의무가 핵심입니다. 다만 분쟁·세무 대응을 위해 임금대장 3년·세법 5년 기준으로 3~5년 보관 권장. 

Q2. 채용 불합격자 서류는 얼마나 보관하나요?
A. 회사가 **반환청구기간(확정일+14~180일)**을 정해 고지 → 그 기간까지만 보관. 반환 청구 없으면 기한 후 파기. 전자접수물은 반환대상 아님. 

Q3. 연장·야간근로 합의서는 어디에 포함되나요?
A. 근로기준법 시행령 제22조의 ‘서면합의 서류’ 보존 대상(3년). 탄력·선택·재량근로, 보상휴가제 등 모두 해당. 

Q4. 성희롱·괴롭힘 교육 기록은 몇 년 보관하나요?
A. 교육 실시는 의무(연 1회). 증빙 3년 보관은 행정지침·점검 관행(법문 명시 X) — 정보 확인 필요. 

Q5. 건강검진/작업환경 기록은 왜 30년까지?
A. 특정 유해물질 노출 관련 기록은 장기 잠복을 고려해 30년 보존 규정. 일반은 보통 5년. 

Q6. 전자문서 보관 인정되나요?
A. 임금명세서는 전자 교부 가능. 전자문서의 무결성·열람성을 확보하고 복구 불가 파기 원칙을 지키면 실무상 문제 없습니다. 

Q7. 육아휴직 서류는 인사/임금 어디에 걸리나요?
A. 휴가·근로조건 변경 서류로 3년 보존. 급여(고용보험) 신청자료는 임금대장 등 증빙이 함께 쓰입니다. 

Q8. 재직/경력증명 발급 기록도 장부로 관리하나요?
A. 발급 일시·용도·담당자·열람대상 기록을 발급대장으로 두면 분쟁 예방에 유익. 건설일용 일부는 퇴직 후 3년 내 사용증명서 발급 유의.

 

 

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6) 결론 — “보존 3년 / 세무 5년 /안전 5·30년”을 골격으로

인사 장부는 보존 3년(노무), 5년(세무), **5·30년(안전보건)**의 세 기둥에 맞춰 설계하면 흔들리지 않습니다. 여기에 채용서류 반환·파기 흐름과 전자문서 관리를 얹고, 임금명세서 교부를 준수하면 노무감독·세무조사·산안점검을 동시에 커버하는 체계가 완성됩니다.

오늘 공개한 표준 세트를 회사 실정에 맞게 **전자 장부(스프레드시트/HRIS)**로 정착시키면, 감사 때는 클릭 몇 번이면 끝. 기록이 최고의 보험이 됩니다.