구매·물류 장부와 필수 서류 완벽 정리 (B2B·B2C 실무 총가이드)

구매·물류 장부와 필수 서류 완벽 정리

 B2B·B2C 실무 총가이드

 

1) 인사 및 서론

구매·물류는 회사의 “혈액 순환”입니다. 원재료·상품이 제때 들어오고, 품질을 통과하고, 비용이 정확히 배부되어, 고객에게 약속한 날에 안전하게 나가야 현금이 돕니다. 이 모든 과정은 장부와 서류가 촘촘히 연결될 때만 통제됩니다.

이번 글은 여러 업종에 공통적으로 적용 가능한 **표준 프로세스(요청→구매→입고/검수→보관/재고→출고/배송→정산/원가배부)**를 기준으로, 빠지기 쉬운 장부까지 전부 모아 정리했습니다. B2B·B2C 차이, 국제물류(수입/수출) 특유의 장부, 비용배부(도착원가)까지 한 번에 정리합니다.

 

주석

• 도착원가(Landed Cost): 물품을 현재 위치·상태로 가져오기까지 든 모든 비용(매입가, 관세·수입부가세, 운임·보험, 통관·내륙물류 등)의 합.
• 표준 프로세스: 업종별 세부는 달라도, 장부·서류의 기본 뼈대는 보편적으로 통합니다.

 

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2) 본론 — 표준 구매·물류 장부·서류 총정리

A. 구매(Procurement)

1. 구매요청서 대장(PR Register)
   • 누가, 무엇을, 왜, 언제까지 필요한지. 결재선/예산 코드 포함.
   • 연결 서류: 구매요청서(PR), 품의서.
2. 협력업체/견적 관리대장(RFQ·RFP·비교표)
   • 3곳 이상 견적 비교, 선정 사유 기록(가격·납기·품질·서비스).
   • 연결 서류: 견적의뢰(RFQ), 제안요청(RFP), 견적비교표, 가격협상 메모.
3. 단가·계약서 대장(Price & Contract Ledger)
   • 단가 유효기간, 인상/할인 조건, 페널티·하자보수 조항.
   • 연결 서류: 단가계약서, 장기공급계약서, NDA.
4. 발주서/구매발주 대장(PO Ledger)
   • PO 번호, 품목·수량·단가·인도조건(Incoterms), 납기. 도장/전자서명 필수.
   • 연결 서류: 발주서(PO), 수정발주(Change Order).
5. 선급금·보증금 대장(Advance/Deposit Ledger)
   • 선적 전 지급, 이행/하자보수 보증금, 상계 계획.
6. 협력업체 성과/리스크 대장(Supplier KPI & Risk)
   • OTIF/납기준수, 품질불량률, 가격안정성, 공급중단 리스크.

 

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B. 입고/검수(Inbound)

1. 입고예정(ASN) 대장
   • 선적·통관·도착 예정, 컨테이너/항공 운송 정보.
2. 입고대장(GR Ledger)
   • 발주수량 vs 입고수량 vs 차이(Short/Over). LOT/시리얼 기록.
3. 검수·품질 검사대장(Receiving & QC)
   • 외관·치수·성능 검사 결과, 합격/불합격, 샘플링 기준, 사진 첨부.
4. 불량/반품(SCAR) 대장
   • 불량 유형·원인, 공급사 시정조치(CAPA), 대금 차감/재공급 일정.
5. 미착품(선적완료·미도착) 추적 대장
   • 서류 상 입고 vs 물류 실도착 차이 관리, 대손·분실 리스크 통제.

 

주석

• ASN(Advanced Shipping Notice): 선적/도착 사전 통지.
• SCAR: Supplier Corrective Action Request(공급사 시정조치 요구).

 

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C. 재고/창고(Warehousing)

1. 창고별 재고대장(Warehouse Ledger)
   • 창고/로케이션별 재고. 이동/위탁/보세 구분.
2. 재고카드(품목별 수불카드)
   • 기초+입고−출고=기말. LOT/유통기한/시리얼 추적.
3. 로케이션/피킹존 관리대장
   • 위치 코드, 피킹 경로, 고정/가변 적치 정책.
4. 로트(LOT)·시리얼·유통기한 대장
   • 회수/리콜 대비 추적성의 핵심.
5. 사이클카운트·실사 대장
   • 주기/품목/차이/조정 분개. A·B·C 등급별 빈도 관리.
6. 불용/저회전 재고 대장(Slow/Dead Stock)
   • 처분·프로모션·반품 협상 계획.
7. 안전재고(SS)·재주문점(ROP) 설정표
   • 수요변동/리드타임 기반 공식과 승인 이력.

 

 

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D. 출고/배송(Outbound)

1. 출고지시·피킹리스트 대장
   • 주문→피킹→패킹→검수→출하 흐름 기록.
2. 출고대장/납품대장
   • 출고일, 수량, 수령인/인수증, 출하 오차 관리.
3. 송장·운송장 번호 대장(Invoice/Waybill)
   • 운송사, 운임조건, COD 여부.
4. 배송추적·배송완료 대장(Tracking/Proof of Delivery)
   • OTD, 파손/분실, 파손 클레임 처리 이력.
5. 반품·회수·RMA 대장
   • 사유(불량·변심), 창고 재입고/폐기, 대금 정산 연결.

 

주석

• OTD(On-time Delivery): 약속한 기한 내 배송률.
• RMA(Return Merchandise Authorization): 반품 승인 절차.

 

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E. 운송/정산(Transportation & Costing)

1. 운송비 대장(해상/항공/내륙/택배)
   • 운임, 연료할증, 부대료(픽업·계근·컨테이너 핸들링).
2. 포워더·3PL 계약·요율표 대장
   • 계약기간, 요율, 최소청구, SLA/페널티.
3. 컨테이너 비용 대장(체선/체화·Detention/Demurrage)
   • 발생일, 책임주체, 감면 근거.
4. 관세·수입부대비용 대장
   • 관세/개별소비세/농특세, 수입부가세, 통관·검사 수수료, 보험료.
5. 도착원가 배부표(Landed Cost Allocation)
   • 품목/LOT별로 운임·관세·창고비 배부, 단가 왜곡 방지.
   • IFRS(IAS 2)에 따르면 구매원가에는 구매가, 수입관세, 운반·취급비 등 재고를 현재 위치·상태로 가져오는 비용이 포함됩니다.

아주 간단 표 — 도착원가(예시)

항목	금액
매입가(상품 A)	10,000,000
해상운임/보험	1,200,000
관세/수입부가세	1,800,000
내륙운송/센터비	400,000
도착원가 합계	13,400,000

• 예시 설명: 같은 컨테이너에 A/B가 섞이면 CBM·중량·가격 비율 등 합리적 기준으로 배부합니다(사전에 회계정책서에 명시).
• 주석: IAS 2(재고) — 재고원가 = 구매원가(구매가·수입관세·환급 불가세금) + 전환원가 + 기타 운반·취급비 등.

 

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F. 국제물류(수입/수출) 서류·장부(핵심)

• 무역 기본 서류 대장
  • Commercial Invoice, Packing List, 선하증권/항공화물운송장(BL/AWB), 보험증권, 원산지증명서(C/O), HS코드표 등.

 

• 통관 신고·수리 서류 대장
  • 수입신고필증/수출신고필증, 과세가격 자료, 계약서 사본.
  • 보관기간: 수입 관련 서류는 수리일부터 5년, 수출 관련은 3년 보관.

 

• FTA 원산지증빙 대장(수입·수출·생산자)
  • 원산지증명서, 원재료명세, 생산공정·원가서, 재고대장 등.
  • 보관기간: 수입자·수출자·생산자 모두 원칙 5년(중국 일부 3년 예외).

 

• 인도조건(Incoterms) 관리 대장
  • EXW/FOB/CIF/DAP/DDP 등 계약별 인도·위험·비용 책임 명시. (ICC Incoterms® 2020 기준)

 

주석

• Incoterms®: 국제상업회의소(ICC)가 정한 11개 인도조건 규칙(거래 당사자의 비용·위험·서류 책임을 표준화).

 

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G. 회계/세무 연계(필수 보존·전자보관 요건)

• 매입세금계산서·수입세금계산서 대장
  • 부가가치세법 제71조: 장부·세금계산서 확정신고 후 5년 보존.

• 장부·증빙 전자보존 설계 문서
  • 국세기본법 제85조의3(장부 비치·보존) + 시행령 전자보존 기준(검색가능성·변조방지·복제성 요구).

• 상업장부·중요서류 보존 정책
  • 상법 제33조: 상업장부·중요서류 10년, 전표 등 5년 보존.

 

주석

• 전자보존 고시: 국세기본법상 전자기록 보존 기간·요건을 별도 고시로 보완(검색성/무결성)

 

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3) B2B vs B2C — 구매·물류 관점의 차이

구분	B2B 거래	B2C 거래
계약/발주	장기계약·PO 필수, 인도조건 명확	온라인 주문·약관, PO 없이도 거래
입고/검수	샘플·성적서·LOT 필수, 불합격 반품 빈번	수량 중심 검수, 포장상태·파손 이슈
재고	위탁/보세/로트추적 비중 큼	재고회전·프로모션·반품 재입고 중요
운송/정산	포워더·3PL 정산, 컨테이너 비용 관리	택배/반품비, 고객응대 SLA
비용배부	도착원가 배부가 매출원가에 직결	택배비·쿠폰·반품비를 판관비/매출원가로 구분 정책화
KPI	OTIF, 원가절감, 품질불량률	재고회전, 배송만족도, 반품율

 

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4) 간단 표 + 바로 아래 해설

예시 ① — 입고 차이 관리(Short/Over)

항목	수량
발주수량	1,000
입고수량	980
차이(Short)	20

• 해설: Short 20은 불량반품/미착/분실로 구분하여 SCAR 발행·재공급·대금차감 중 하나로 처리.

 

 

예시 ② — 운송비 대장(요약)

일자	운송사	운송수단	비용
2025-08-20	K-Forwarder	해상	2,500,000

• 해설: 동일 선적에 여러 품목이 있으면 CBM/중량/가액 비율 중 사전 합의 기준으로 배부.

 

 

예시 ③ — 사이클카운트(월간)

구간 대상	상품목 수 차이	건수
A(고가·핵심)	100	1
B(중요)	300	4
C(일반)	600	6

• 해설: A는 주 1회, B는 격주, C는 월 1회 추천. 차이 원인은 피킹오류/미기록 이동/LOT 혼선이 다수.

 

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5) 주의사항 및 참고사항

• Incoterms 해석 오류 금지: 위험이전·비용부담 시점 다릅니다(예: CIP vs CIF 보험수준 다름). 계약서에 인도조건+서류 책임을 문장으로 박아두세요.
• 원가배부 공정화: 운임·관세·통관수수료는 재고원가에 포함(한 번에 비용처리하면 월별 이익 왜곡). IFRS(IAS 2) 근거.
• 통관 서류 보존: 수입 5년·수출 3년은 관세법 시행령·관세청 가이드로 명확합니다. 내부 규정에 그대로 반영하세요.
• 전자보존 무결성: 수정·삭제 이력, 검색 가능성, 복제 가능성 충족(국세기본법 시행령). ERP/WMS 접근권한 로그 필수.
• FTA 원산지 서류: 통상 5년(중국 3년 예외)·전자보관 가능. 수입자/수출자/생산자 모두 의무.

 

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6) 요약 정리

• 핵심 장부 28+: PR·견적/계약·PO·ASN·입고·검수·SCAR·미착품·창고/재고·LOT/유통기한·사이클카운트·불용재고·SS/ROP·출고/피킹·운송장·배송추적·반품/RMA·운송비·3PL·컨테이너비·관세/부대비·도착원가배부·무역서류·통관수리·FTA·Incoterms·매입세금계산서·전자보존·상법보존.
• B2B vs B2C 포인트: B2B는 계약·LOT·도착원가가, B2C는 회전·반품·고객경험이 성패를 가릅니다.
• 법정 보존: 상법 10년, 부가가치세법·관세법은 대부분 5년(수출 3년). 전자보존 요건 준수.

 

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7) FQA

Q1. 운송비·관세를 판관비로 한 번에 처리하면 안 되나요?
A. 재고의 현재 위치·상태에 이르게 하기까지 든 비용은 재고원가에 포함하는 것이 IFRS 원칙입니다. 월별 이익 왜곡을 막으려면 도착원가 배부표로 품목/LOT에 안착시키세요.

Q2. Incoterms는 ‘누가 운송비 내느냐’만 정하나요?
A. 아닙니다. 위험 이전 시점, 서류 책임, 보험 수준까지 규정합니다. 예: CIF는 ICC(C) 기본, CIP는 ICC(A) 수준 권고. 계약서 본문에 구체 문구를 넣으세요.

Q3. 통관 서류를 종이 대신 전자파일만 보관해도 되나요?
A. 가능합니다. 다만 무결성·검색성·복제 가능성 등의 전자보존 요건을 충족해야 하며, 보존기간은 동일합니다(국세기본법 시행령·전자보존 고시).

Q4. 수입 5년/수출 3년 보관은 어디에 나오나요?
A. 관세법 시행령 제3조 및 관세청 안내에 명시되어 있습니다. 수입서류는 수리일부터 5년, 수출서류는 3년입니다.

Q5. FTA 원산지 서류는 얼마나 보관해야 하나요?
A. 원칙적으로 5년(중국 3년 예외). 전자보관 가능. 수입자·수출자·생산자 모두 해당. 

Q6. B2C 반품이 많은데, 장부는 무엇이 핵심인가요?
A. 반품·회수·RMA 대장과 재고 재입고/폐기 로직입니다. 카드/PG 취소전표, 환불계좌이체 내역까지 연결해 증빙을 닫으세요.

Q7. 사이클카운트를 얼마나 자주 해야 하나요?
A. 고가·핵심(A)은 주 1회, 중요(B)는 격주, 일반(C)은 월 1회가 보편적입니다. 차이 발생 시 원인(미기록 이동/피킹오류/LOT혼선)을 장부에 남기세요.

Q8. 컨테이너 체선·체화 비용은 어떻게 줄이나요?
A. 출항·입항 스케줄 모니터링 + 지연의 책임주체 계약화 + 무료체선기간 관리 대장이 핵심입니다. 포워더·3PL KPI에 반영하세요.

Q9. 보세/위탁재고가 있는데 별도 장부가 필요할까요?
A. 예. 보세재고대장·위탁재고대장으로 구분해야 세관·회계·물류 대사가 쉬워집니다(적용 대상 기업에 한함).

Q10. 안전재고·재주문점은 누가 승인하나요?
A. 수요·리드타임 근거를 수치 표로 첨부하고, 구매/물류/영업/재무 4자 합의로 정책화하는 것을 권장합니다.

 

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8) 결론

“보이는 재고, 예측 가능한 납기, 왜곡 없는 원가”

장부는 단순한 기록이 아닙니다.

• 입고·검수 장부가 품질과 손실을 잡고,
• 재고·로트 장부가 추적성과 고객 신뢰를 만들며,
• 운송·정산 장부가 비용을 정확히 재고에 실어 원가를 바로 세웁니다.

B2B는 계약·LOT·도착원가, B2C는 회전·반품·만족도가 승부처입니다. 오늘 소개한 30개 안팎의 장부와 서류를 표준으로 깔아두면, 납기·원가·품질이 동시에 안정됩니다. 결국 “보이는 재고, 예측 가능한 납기, 왜곡 없는 원가”가 경쟁력을 만든다는 사실, 장부가 증명합니다.