그룹웨어 도입 전략: 제품별 특징과 장단점 총정리(실패없는 도입)

그룹웨어 도입 전략: 제품별 특징과 장단점 총정리

 

 

1. 인사 및 서론

안녕하세요, 유뿡뿡입니다.

많은 기업이 업무 효율성, 재택근무, 보안 강화를 위해 그룹웨어(Groupware) 도입을 고민합니다.
그룹웨어는 전자결재, 메일, 근태관리, 메신저, 문서관리 등 조직 내 주요 기능을 통합 제공하는 업무 협업 플랫폼입니다.

하지만 모든 그룹웨어가 같은 것은 아니며, 규모·업종·업무 프로세스에 따라 적합한 제품이 다릅니다.
오늘은 국내에서 널리 쓰이는 그룹웨어들의 특징과 장단점을 상세히 비교하고, 도입 시 도움이 될 체크리스트까지 정리했습니다.

 

 

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2. 국내 주요 그룹웨어 프로그램별 특징과 장단점

① 더존 iCUBE / WEHAGO

• 특징: ERP, 회계, 세무, 인사·급여와 전자결재까지 통합 관리. 국내 세무사·회계법인과 호환성 뛰어남.
• 장점: 회계·세무 연동 최강, 재무 관리 효율성 ↑, 노무 관리 기능 내장.
• 단점: 기능이 복잡하고 초기 구축비용 높음. 소규모 기업에는 과도할 수 있음.
• 적합 기업: 회계·세무 비중이 높은 중견기업·중소기업.

 

 

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② 다우오피스

• 특징: 전자결재, 메일, 근태, 인사, 메신저 등 중소기업 맞춤형 기능 제공. UI가 단순하고 직관적.
• 장점: 빠른 적응, 모바일 최적화, 합리적 가격.
• 단점: ERP·회계 연동은 약하고 대규모 확장에는 부족.
• 적합 기업: 20~200명 규모의 일반 중소기업.

 

 

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③ 네이버웍스 (NAVER Works)

• 특징: 메신저 중심 협업툴. 메일, 드라이브, 캘린더, 게시판 제공. 카톡처럼 쉬운 인터페이스.
• 장점: 사용 편의성 ↑, 저렴한 가격(인당 월 4천원~1만원대), 글로벌 협업 지원.
• 단점: ERP·회계 연동 기능 미약, 법적 증빙 관리 제한적.
• 적합 기업: 스타트업, IT기업, 해외 협력사 많은 기업.

 

 

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④ 삼성 SDS Brity Works

• 특징: 대기업·공공기관용 그룹웨어. AI 챗봇, 문서 자동분석, 강력한 보안 제공.
• 장점: 보안 최상위, 대규모 사용자 관리 및 해외 지사 연계 강력.
• 단점: 구축 비용 높고, 중소기업 접근 어려움.
• 적합 기업: 500명 이상 대기업, 보안 중심 기업.

 

 

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⑤ 구글 워크스페이스

• 특징: Gmail, Google Drive, Docs, Meet 중심의 글로벌 협업 툴. 실시간 공동 문서 작업 가능.
• 장점: 해외 협업 최적, 외부 협력사와 공유 용이. 글로벌 사용자 경험 우수.
• 단점: 국내 ERP·전자결재 연동 부족.
• 적합 기업: 글로벌 업무·해외 파트너 비중이 큰 기업.

 

 

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⑥ 마이크로소프트 365 (Microsoft 365)

• 특징: Outlook, Teams, SharePoint, Excel·PPT·Word 포함. 오피스 프로그램과 완벽 호환.
• 장점: 문서·데이터 작업 협업 최강. 글로벌 협업에 강점.
• 단점: 전자결재 기능 약해 커스터마이징 필요.
• 적합 기업: 문서 작성·분석이 많은 기업, 글로벌 협업 기업.

 

 

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3. 상황별 선택 가이드

• 회계·세무 관리 비중 ↑ → 더존 iCUBE / WEHAGO
• 20~200명 규모 중소기업 → 다우오피스
• 스타트업·해외 협업 → 네이버웍스, 구글 워크스페이스
• 대기업·보안 최우선 → 삼성 SDS Brity Works
• 문서 작업 중심 기업 → 마이크로소프트 365

 

 

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4. 그룹웨어 도입 체크리스트

1. 도입 목적을 명확히 정의한다. (전자결재 단순화? ERP 통합? 해외 협업?)
2. 필수 기능과 선택 기능을 구분한다. (메일, 메신저, 근태, 회계, 문서 관리 등)
3. 법적 요건 충족 여부 확인. (전자문서 보존기간, 개인정보보호법, 근로기준법)
4. 보안 수준 점검. (이중 인증, 접근 제어, 국내 서버 위치)
5. 비용 구조 비교. (클라우드형 월 단가 vs 구축형 초기 투자)
6. 기존 시스템(ERP, 회계, 메일 등)과 연동성 확인.
7. 직원들이 쉽게 사용할 수 있는지, 모바일 지원 여부 확인.
8. 장애 발생 시 대응 체계 및 유지보수 정책 점검.
9. 인원 증가·해외 지사 확장 가능성 고려.
10. 1~3개월간 시범 운영(PoC) 후 전사 확대.

 

 

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5. 결론

그룹웨어 도입은 단순한 시스템 변경이 아니라 업무 방식과 조직 문화의 변화입니다.
따라서 “누가 많이 쓰는가”가 아니라, 우리 회사가 필요로 하는 핵심 기능을 기준으로 선택해야 합니다.

• 재무·세무 중심 → 더존
• 중소기업 협업 → 다우오피스
• 스타트업·글로벌 협업 → 네이버웍스, 구글
• 대기업·보안 우선 → 삼성 SDS
• 문서·데이터 중심 → 마이크로소프트 365

체크리스트와 비교를 통해 우리 회사에 맞는 그룹웨어를 선택한다면, 장기적으로 업무 효율과 법적 리스크 관리 두 가지 효과를 동시에 얻을 수 있습니다.

 

 

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